Dans quelques semaines, des milliers de personnes seront élues et prendront les manettes de collectivités, parfois sans encore connaître pleinement leur territoire. La continuité de l’action publique dépend alors de la passation. Ce sont les agentes et agents qui doivent transmettre l’historique des projets, les arbitrages passés, les possibilités et impossibilités d’action.
Mais cette transmission repose souvent sur des efforts invisibles et peu structurés. Quand la passation n’est pas organisée, faut-il presque repartir de zéro ?
Qui pilote la passation ?
La passation est censée reposer sur un pilotage clairement identifié. Les élus sortants font un bilan administratif et financier, mais en réalité celui-ci ne suffit pas à transmettre la connaissance nécessaire pour piloter le mandat suivant.
Dans la majorité des collectivités, la passation repose donc sur les services, sans cadre formalisé (rôles, temps ou budget dédié), et sans méthode partagée non plus. Ainsi, largement circonstanciel, le transfert de connaissances se fait au fil de l’eau, en fonction des projets en cours et des obligations réglementaires ou régionales (renouvellement d’un SCoT, PCAET, entrée en vigueur d’un nouveau SRADDET, nouvelle feuille de route régionale, etc.).
La connaissance du territoire est donc portée par des individus plutôt que par la collectivité elle-même. Elle varie selon les services, les personnalités et les contextes politiques, ce qui renforce les écarts de compréhension entre élus et équipes techniques, au moment où la coordination devrait être la plus forte.
Ce n’est d’ailleurs pas faute de connaissances ou compétences des agents. Au contraire. Les agents qui disposent déjà d’une connaissance très fine du territoire n’ont pas toujours la capacité, ni parfois la perception de l’intérêt immédiat, de formaliser ce qu’ils savent. Pris dans la gestion quotidienne, ils priorisent logiquement l’action opérationnelle plutôt que la documentation ou la transmission.
Et hors période électorale ?
En dehors de la période électorale, cette même question de la passation se pose lorsque des personnes clés pour la collectivité démissionnent, partent en arrêt ou à la retraite, disparaissent. Cela peut provoquer un départ de savoirs, par exemple sur les acteurs locaux, sur des alertes soulevées dans le passé, sur des arbitrages réalisés, etc.
Tous les sujets sont concernés
Lorsqu’on parle de connaissance du territoire, tous les sujets en lien avec les compétences des collectivités sont concernées : foncier, patrimoine bâti, mobilités et aménagement, infrastructures, culture, économie, etc.
Le très cher coût d’une passation inefficiente
Ne pas organiser la passation a un coût réel, même s’il n’apparaît que très rarement dans les budgets.
Ce coût se traduit d’abord par du temps mobilisé pour réexpliquer, recontextualiser et reconstruire une vision partagée du territoire à chaque changement d’équipe.
Les agents passent des heures à refaire des présentations, à rechercher des informations dispersées ou à justifier des arbitrages déjà faits. L’absence de mémoire structurée conduit aussi à des études redondantes et à des décisions prises sans connaissance complète du contexte local.
Cette inefficience est diffuse et jamais mesurée.
Elle se manifeste en interne sous forme de perte de temps, dilution des efforts, stress et fatigue des équipes, blocage ou retards dans les projets.
En externe, elle se traduit par des difficultés de coopération et de compréhension avec les acteurs sociaux-économiques : entreprises, associations et autres partenaires institutionnels.
L’observatoire territorial comme réponse structurelle
Face à ces constats, la question est d’abord organisationnelle : Comment faire en sorte que la connaissance du territoire survive aux cycles politiques et aux mouvements d’équipes ?
Plusieurs approches existent, en commençant par la formalisation de la connaissance à transmettre et la clarification des responsabilités. C’est dans cette logique que certaines collectivités s’orientent vers un observatoire territorial.
Exemple de page d’accueil d’un observatoire territorial
L’objectif premier d’un observatoire est de construire et partager une connaissance utile, structurée et traçable du territoire. C’est un outil au service des décideurs comme des exécutifs, indépendamment des cycles politiques, dont le but est d’assurer la continuité de l’action politique.
C’est une base de connaissances qualitative, et non pas seulement un tableau de bord quantitatif. Pour les nouveaux arrivants, il ne s’agit pas de regarder des indicateurs et des pourcentages, mais de s’imprégner des obligations, projets et dynamiques en cours, prévus et à prévoir.
L’observatoire se co-construit avec le temps par la collectivité et ses parties prenantes. Il permet de regrouper tous les projets, documents, réglementations, ambitions, acteurs, … bref tout ce qui fait vivre le territoire.
Le coût de l’observatoire
Un observatoire n’est pas nécessairement un outil numérique complexe, ni un luxe que seules les grandes métropoles puissent se permettre. Un observatoire peut être simple, léger et peu cher, et mis en place sous forme de wiki.
Un wiki est une solution rapide à mettre en place, sécurisée et open-source. C’est la solution idéale pour expérimenter l’observation territoriale, à petit budget.
Et, au moment de la passation, il permet de faciliter le transfert de connaissances et d’éviter les réunions à rallonge, l’envoi de documents par mail, la passation de classeurs, etc …
Il s’agit de passer d’un partage fastidieux et chronophage en une passation méthodique et structurée.
Conclusion : La connaissance territoriale est un actif stratégique
La connaissance du territoire transmise au moment de la passation des mandats doit être regardé comme un actif stratégique.
Comme chaque actif, sa perte peut être une fatalité pour le fonctionnement du territoire et la continuité de service.
Et comme chaque actif, elle doit être accompagnée d’une répartition des responsabilités, une allocation du temps et moyens nécessaires pour la maintenir sur le long terme.
Il n’est pas trop tard de structurer la manière dont on transmet la connaissance du territoire aux nouveaux arrivants. Un observatoire pourra poser ce cadre pour simplifier la vie des élus et agents, et rendre plus efficace l’action publique locale.
Nous avons également lu :
- Sur les ressentis et pratiques de préparation de la passation dans des grandes métropoles : https://www.la27eregion.fr/comment-passer-dun-mandat-a-un-autre-quelques-pistes-pour-ladministration/
- Sur les 100 premiers jours du mandat : https://www.banquedesterritoires.fr/municipales-le-debut-du-prochain-mandat-vu-par-les-elus-sortants
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